Jak dobrać stanowisko do własnych kompetencji? Historia Tomka

Tomek jest z nami już dwa lata, ale osiem miesięcy temu wszedł na zupełnie nową ścieżkę zawodową. Od analizy danych przeszedł na stanowisko związane z budowaniem relacji z kurierami i rozwijaniem naszych produktów.

Przeczytaj rozmowę Tomka z Kasią, naszą specjalistką od Human Resources i dowiedz się, jak zadbać o własny rozwój kariery oraz co zrobić, kiedy dotychczasowe stanowisko przestaje przynosić zawodowe spełnienie.

Tomku, zacznijmy od początku. Opowiedz, jak zaczęła się Twoja przygoda z Metapackiem. Z jakim doświadczeniem do nas dołączałeś?

Moje doświadczenie, mimo mojego młodego wieku, było dosyć bogate. Zajmowałem się różnymi rzeczami. Począwszy od pracy jako lektor języka angielskiego (bo z takim wykształceniem jestem i taką działalnością zajmowałem się przez pięć lat), przez pracę w działach bezpośredniej sprzedaży, wsparcia klienta, po ogrom doświadczenia jakie zebrałem będąc zaangażowanym w zielonogórski sport i w prowadzenie drużyny sportowej. Myślę, że dzięki tym wszystkim aktywnościom zdobyłem atuty, które zostały dostrzeżone w firmie.

Cały czas będę powtarzał, że mimo tego, iż przygoda z naszym futbolowym klubem, była tylko i wyłącznie wolontariatem, to dała mi ona ogromny bagaż różnych możliwości i wiedzy na tematy biznesowe. Klub sportowy jest pewnego rodzaju produktem, który trzeba rozwijać i akurat tak się zdarzyło, że niemal od początku tej przygody w Zielonej Górze byłem w niego zaangażowany. Miałem więc pełny obraz, jak zacząć i doprowadzić do tego, żeby ten produkt był w pełni funkcjonalny i niemalże bezobsługowy.

Wiemy, co zapewniło Ci dobry start, powiedz, które umiejętności czy kompetencje pomogły Ci najbardziej w pracy na stanowisku analityka wymagań.

Na stanowisku analityka wymagane jest bardzo szerokie spektrum umiejętności, więc tych, które mogłem wykorzystać na początku mojej pracy było zapewne niewiele (śmiech). Natomiast mówiąc zupełnie poważnie, wydaje mi się, że przede wszystkim umiejętność dostrzegania pewnych problemów, które mogą się pojawić, a niekoniecznie je już widać. Umiejętność rozmowy z ludźmi – to na pewno też jest ogromny plus, który wyciągnąłem z poprzednich doświadczeń. Na stanowisku analityka wymagań tych spotkań i rozmów z kurierami bądź z klientami jest dosyć dużo i trzeba umieć wyciągać odpowiednie informacje. Te aspekty na pewno były istotne i mogłem je przenieść ze zdobytego wcześniej doświadczenia. Taka analityczna umiejętność podejścia do problemu i umiejętność kontaktu z drugą osobą.

Dołączyłeś do zespołu analityków wymagań. Co Ty najbardziej lubiłeś w tej pracy?

Nie będę tutaj oryginalny w moich odpowiedziach – to ten kontakt z naszymi klientami. Ja bardzo sobie cenię możliwość wykorzystywania umiejętności językowych, które starałem się pielęgnować przez kilkanaście lat swojego życia. To było dla mnie szalenie istotne. Oprócz tego równie mocno ceniłem sobie możliwość uczenia się systemów, naszych i nie tylko, co pozwala czuć się dużo pewniej na rynku aniżeli przed dołączeniem do firmy.

Mimo to, pojawiła się myśl, żeby zmienić ścieżkę kariery. Kiedy ona zakiełkowała? Skąd pojawił się pomysł, by iść w kierunku Engagement Managera?

Te myśli pojawiły się w momencie, kiedy straciliśmy osobę, która zajmowała się podobnymi problemami dla kurierów, z którymi ja współpracowałem, czyli dla kurierów mniejszych. Wiedziałem, że taka pozycja musi zostać zapełniona i wtedy te pierwsze myśli się pojawiły. Natomiast nie mając w pełni udokumentowanego doświadczenia z zadaniami, które na stanowisku EM-a mogą się pojawiać i po zapoznaniu się z ofertą, którą otrzymaliśmy wewnętrznie, nie sądziłem, że to jest ten moment, kiedy powinienem próbować.

Przeczytaj również: Od developera do lidera, czyli o rozwoju i budowaniu zespołu słów kilka

Myślałem więc o tym, a że jestem też osobą, która stara się nie tłamsić pomysłów, które gdzieś tam się telepią w głowie, poprosiłem o spotkanie mojego ówczesnego szefa, Piotrka, aby przedyskutować z nim ewentualne ścieżki kariery dla mnie. Stanowisko analityka wymagań nie dawało mi w pełni spełnienia zawodowego i czułem, że to dobry moment na zmiany. Wiedziałem, że jestem gotowy i jestem w stanie robić inne rzeczy, nieco bardziej oddalone od samej analizy, a skupiające się bardziej na kontaktach biznesowych właśnie z kurierami.

Poprosiłem więc o takie spotkanie i na pewno ono mi bardzo pomogło, aby w ogóle aplikować na stanowisko EM-a. Podczas rozmowy z Piotrkiem usłyszałem informacje, które przede wszystkim utwierdziły mnie w przekonaniu, że ten kierunek będzie dla mnie odpowiedni.

Uwierzyłeś w swoje umiejętności, spróbowałeś. Powiedz, jak wyglądała rekrutacja na to stanowisko.

Rekrutacja to przede wszystkim kilka spotkań z Beatą, rozmowy z nią, informacje o tym, jaka jest wizja tego stanowiska z perspektywy firmy, ponieważ była to na tamten moment zupełnie nowa rola tworzona w zespole kurierskim. Posiadamy oczywiście Engagement Managerów w dziale Professional Services, natomiast tam ich odpowiedzialność jest nieco inna. Musieliśmy więc najpierw przedyskutować to, jak to stanowisko ma wyglądać, czym ta osoba ma się zajmować i jak ja to widzę. Spodziewałem się tego, że przez pierwszych kilka miesięcy moje obowiązki mogą być bardzo płynne. Rozmawialiśmy też o moich oczekiwaniach, o oczekiwaniach Beaty o tym, jak oboje widzimy to stanowisko no i chyba się udało.

Zdecydowanie się udało, rekrutacja się zakończyła, no i zacząłeś, ruszyłeś. Powiedz, jak wyglądały Twoje pierwsze dni, pierwsze miesiące w tej roli. Jak wyglądał Twój onboarding?

Pierwsze dni zacząłem od odpoczynku, ponieważ miałem już wtedy zaplanowane wyjazdy i było zbyt późno, żeby cokolwiek odwoływać, więc przez pierwsze trzy tygodnie mojej pracy na stanowisku EM-a byłem bardzo zadowolony (śmiech). Natomiast po powrocie, już pod koniec sierpnia, rozpoczęliśmy proces onboardingu. Nie był on też takim typowym onboardingiem, którego doświadczyłem przychodząc do Metapacku z tego względu, że akurat był to okres urlopowy i sporo ludzi, którzy mogli w tym procesie wziąć udział, było niedostępnych. Natomiast pojawiły się też od razu tematy, które były szalenie istotne i moja obecność była już na tamten moment potrzebna.

Przeczytaj również: Rekrutacje wewnętrzne w Metapack. Od obsługi klienta do kodowania – historia Magdy

Były też szkolenia z nowego systemu, który mamy wprowadzić za jakiś czas, więc sam proces onboardingu był mocno skondensowany, tak bym powiedział. A drugą kwestią, o której wspominałem już wcześniej, było to, że na początku cały czas ustalaliśmy jeszcze, jakimi obowiązkami i jakimi zadaniami EM w zespole kurierskim ma się zajmować. Ciężko było więc zaplanować taki pełny onboarding jak w przypadku innych działów i stanowisk, które od lat już u nas funkcjonują. Dla mnie nie było to żadnym problemem, żadną przeszkodą, bo od początku zostało to ustalone między mną a Beatą.

To rozszyfrujmy teraz tę magiczną nazwę stanowiska, która tak wielu ludziom sprawia problem. Tomku, Engagement Manager. Co to za rola? Czym tak naprawdę się tutaj zajmujesz, w co się angażujesz?

Zażartuję sobie znowu – jestem osobą, która aranżuje śluby, zaręczyny. Mianowicie jestem od tego, aby starać się w jak największym stopniu spełniać potrzeby naszych kurierów i angażować ich w dalsze rozwijanie naszej współpracy. Trochę jestem Account Managerem dla blisko 200 kurierów, ale również osobą odpowiedzialną za procesy biznesowe z tymi kurierami, za przygotowywanie ofert, za pilnowanie ich tematów po naszej stronie. W to się właśnie angażuję, w tę współpracę kurierską, jestem takim ich kontaktem w naszej firmie. Pilnuję, czy wszystko jest realizowane na czas, staram się przyśpieszać pewne tematy, trochę zmieniać priorytetyzację. Krótko mówiąc, pilnuję wszystkiego, co związane z pracami kurierskimi.

Jest to rola, w której ewidentnie kontakty z ludźmi są bardzo istotne i masz do czynienia z różnego rodzaju interesariuszami. Zderzasz się z różnymi rolami w firmach, z partnerami, z którymi współpracujemy, ale też z różnymi kulturami, bo działamy globalnie. Powiedz, co i czy w ogóle jest dla Ciebie najtrudniejsze właśnie w takich kontaktach.

Szczerze mówiąc, ciężko mi znaleźć jakieś problemy w tych kontaktach. Tak jak wspomniałem wcześniej, mam w tym spore doświadczenie – tak mi się wydaje i tak czuję. Są to rzeczywiście różne firmy, z różnych miejsc na świecie i trzeba mieć świadomość tego, że współpracujemy z różnymi kulturami, trzeba być na to gotowym. Natomiast to też nie sprawia mi żadnego problemu. Wiem mniej więcej, na co mogę sobie pozwolić, współpracując z Brytyjczykami, a na co mogę sobie pozwolić, pracując na przykład z osobami z Bliskiego Wschodu. Jest to kwestia myślę doświadczenia, które już posiadam.

Faktyczny wygląd roli, jak słyszę, nie zaskoczył Cię. To pokazuje, że proces rekrutacji wewnętrznej był dobrze dopasowany i oczekiwania kandydata, jak i firmy, były zgodne. Powiedz, co w takim razie jest najtrudniejsze w tej roli, z jakimi wyzwaniami się mierzysz.

Najtrudniejsze pewnie jest to, że cała nasza firma jest dużą organizacją i tak naprawdę posiadamy wiele różnych kanałów, na których współpracujemy wewnętrznie. Moja pozycja wymaga współpracy z ogromną liczbą ludzi, z których każdy ma inny styl pracy, inne oczekiwania, nawyki i na pewno to powoduje pewnego rodzaju trudności. Natomiast znowu, są to trudności, których się spodziewałem. Każdy pewnie jest świadomy tego, że skoro posiadamy kilkuset pracowników, nie wszystko będzie pięknie i idealnie. Natomiast to jest największy mankament dla mnie, że faktycznie tych zależności wewnątrz w firmie jest ogromna ilość – pomiędzy nami, pomiędzy zespołami z Wielkiej Brytanii i innych krajów.

Jakbyś miał opisać taki standardowy dzień Twojej pracy, jak on wygląda?

Kawa, herbata (śmiech). Standardowy dzień mojej pracy to oczywiście przede wszystkim sprawdzanie maili z poprzedniego dnia, na które nie byłem w stanie odpowiedzieć. Tego jest na pewno bardzo dużo. Trzeba też liczyć się z kilkoma spotkaniami, powyżej czterech dziennie. Czterech, sześciu, ośmiu, czy to z kurierami czy wewnętrznych, dotyczących problematyki kurierskiej. Oprócz tego to szykowanie, aktualizowanie, analizowanie dokumentacji dla kuriera lub od kuriera, jeśli takie potrzeby się pojawiają. Sprawdzanie postępów prac dla tematów, które są istotne na dany moment i tego, czy coś się nie przesuwa czy nie trzeba już gasić gdzieś małego pożaru, aby się nie rozprzestrzenił dalej. Oprócz tego, to taka typowa praca już na kontaktach z kurierami, żeby sprawdzać, czy coś się dzieje, czy czegoś potrzebują.

Biorąc pod uwagę rynek, na którym działamy, czyli e-commerce, czy możesz powiedzieć, że Twoja rola kieruje się jakąś sezonowością? Są okresy, kiedy masz bardziej wzmożoną ilość pracy, po których przychodzi względny spokój?

Myślę, że tak. Tak jak dla nas ta sezonowość jest widoczna w okresie świąt bądź okresu wyprzedażowego w listopadzie, na pewno wtedy odczuwam zintensyfikowaną ilość pracy, która jest konieczna do wykonania. Natomiast, owszem, bywają okresy, że faktycznie tej pracy było trochę mniej. Myślę, że najbardziej było to widoczne po świętach.

Wiadomo, jest to związane z urlopami, które następują po Nowym Roku, z szykowaniem budżetów w firmach bądź akceptowaniem zeszłorocznych wydatków, natomiast można spokojnie stwierdzić, że ostatnimi czasy tej pracy jest dużo więcej.

Jak pewnie wiesz, rola Engagement Managera w każdej firmie może wyglądać trochę inaczej. Biorąc pod uwagę Twoją rolę w Metapack powiedz, czy możemy mówić, że zarządzasz jakimś konkretnym portfolio klientów, kurierów, którymi się zajmujesz?

Zdecydowanie tak. Moja rola jest głównie skupiona na współpracy z tymi „małymi kurierami”, o ile tak można powiedzieć, czyli kurierami, których nie traktujemy jako naszej grupy diamentowej z rocznym wolumenem powyżej kilku milionów. Wszystko, co nie mieści się w tej grupie, to jest właśnie portfolio moich klientów. Jak wspominałem wcześniej, jest ich około 200. Natomiast wiadomo, że mniejsi kurierzy mają zdecydowanie mniejsze potrzeby, mniejsze wymagania, mniejsze oczekiwania i mniejszą ilość pracy. Myślę, że można tu powiedzieć o około 100 kurierach, którzy są z nami w kontakcie.

Liczba 100 wydaje się duża. Powiedz, jak trudne jest nawigowanie między priorytetami prac dla tych konkretnych kurierów?

W kwestii priorytetyzacji pracy mamy ustalone pewnego rodzaju wytyczne, z których powinniśmy korzystać. Mając to na uwadze, nie odczuwam, żeby ten proces był tak szalenie trudny, natomiast wiadomo, nie każdego jesteśmy w stanie zadowolić w 100% i gdzieś ta moja rola jest w tym również, aby starać się w jak najlepszy sposób te prace wykonać, pomimo zdarzających się obsunięć czasowych.

Jesteś przedstawicielem firmy, pracujesz na sukces, cele, które sobie zakładacie, ale jesteś też z drugiej strony adwokatem kuriera. Jak radzisz sobie ze stawianiem granic, bo jak wcześniej wspomniałeś, masz te umiejętności, świetnie budujesz relacje, więc zdarza się pewnie niejeden taki, który mówi: „Panie Tomku, a tam coś obok, może szybciej, może dałoby radę?”.

Zawsze staram się sprawdzić, czy czegoś nie jesteśmy w stanie zrobić inaczej, podejść do problemu w taki sposób, żeby te oczekiwania naszych kurierów wykonać nieco szybciej. Nigdy więc nie wychodzę z założenia, że nic nie możemy zrobić. Natomiast po sprawdzeniu, jeśli faktycznie jest informacja zwrotna, że nie da się w żaden sposób niczego przesunąć czasowo, to staram się zawsze grać w otwarte karty z naszymi kurierami. Przedstawiam im ten problem w taki sposób, żeby pokazać, iż nie wynika on wyłącznie z naszej strony, ale dotyka też innych aspektów. Pojawił się zbyt późno, jest to bardzo gorący okres, i tak dalej.

Mimo wszystko jednak staram się sprawdzać nasze możliwości, bo nawet przesunięcie tematów o tydzień-dwa buduje już fajną relację z kurierem, pokazuje, że się staramy. Próbujemy, pomimo tego, że może oczekiwaniem było przesunięcie czegoś o dwa miesiące, a udało się tylko o dwa tygodnie. Nadal pokazuje to nasze proaktywne podejście do problemów i to jest bardzo pozytywnie odbierane.

Wygląda na to, że równie ważną kompetencją na Twoim stanowisku jest również asertywność. Jak sobie z tym radzisz albo co poradziłbyś osobom, które nad asertywnością wciąż jeszcze pracują, bo jest to jedna z kompetencji trudniejszych do rozwinięcia?

Zdecydowanie tak. Widzimy te problemy nawet wewnętrznie, że ludzie czasami pozwalają sobie wejść na głowę. Natomiast jak takie umiejętności w sobie rozwinąć? Przede wszystkim mieć na uwadze, że mamy określone ramy naszych stanowisk, określone obowiązki i zadania, które przed nami stawia firma. Każdy chce pomóc jak najbardziej może drugiej osobie, odstawić czasem swoje tematy, ale trzeba mieć w głowie to, że jednak mamy do wykonania pewną pracę i na tym powinniśmy się skupiać. Jeśli coś mocno wykracza poza nasze obowiązki, to jednak trzeba powiedzieć „nie, nie mogę, nie teraz, nie jestem w stanie, spróbujmy później, spróbuj z inną osobą”. Jest to szalenie trudne, żeby wypracować w sobie taką umiejętność, ale to też kwestia praktyki.

Przypomniało mi się jeszcze jedno ciekawe pytanie, z którym ja się z kolei często spotykam. EM a PM? Ludzie często zadają to pytanie. Jaka jest właściwie różnica między Engagement Managerem a Project Managerem? Jaka jest Twoja wizja?

PM-em nigdy nie byłem, ciężko mi na to pytanie odpowiedzieć (śmiech). Natomiast mówiąc poważnie, PM to jest na pewno osoba, która zajmuje się konkretnym projektem i dla niej najważniejsze jest to, żeby zakończył się on sukcesem. Aby nie było żadnych przesunięć czasowych, aby wszystko zgadzało się z budżetem, z godzinami, aby wszystkie odpowiednie osoby były zaangażowane w odpowiedni sposób.

Natomiast myślę, że obowiązki EM-a są nieco szersze. Ja nie zajmuję się stricte konkretnymi projektami dla poszczególnych klientów. Nie mam tak, że dostaję projekt, zarządzam nim, kończę projekt, dostaję kolejny i tak dalej. Współpraca na stanowisku EM-a jest trochę bardziej płynna i trochę bardziej stała, mimo wszystko. Płynna w tej kwestii, że nie kończymy na jednym temacie, tylko idziemy dalej z danymi kurierami, a stała przez to, że te relacje są budowane na lata.

Na koniec jeszcze spytam, co byś polecił osobom, które zastanawiają się w dalszym ciągu, czy w ogóle próbować swoich sił w zmianie swojej ścieżki kariery?

Na pewno proponowałbym i sugerowałbym otwartość. Otwartość w rozmowach z przełożonymi. My jako społeczeństwo, mam wrażenie, jeszcze obawiamy się takich otwartych rozmów na temat tego, że widzimy się na innym stanowisku, że może trochę nasze obecne obowiązki nas nudzą albo mniej interesują, że widzimy potencjał w innym miejscu. Mimo wszystko uważam, co zresztą moja historia pokazuje, że warto podjąć taki temat ze swoim bezpośrednim przełożonym. Na pewno nie sugerowałbym robienia czegoś za plecami lidera, bo to nigdy na dobre nie wyjdzie. Lepiej porozmawiać.

Przeczytaj również: Awans nie zawsze jest „do góry”, czyli dlaczego po 7 latach w Metapack ma się ochotę na więcej? Historia Daniela

Przez jakiś czas myślałem o innej ścieżce kariery, natomiast rozmowa z Piotrkiem nieco otworzyła mi oczy. Powiedział mi, że zupełnie inną ścieżkę dla mnie widzi i w tym momencie jestem mu za to szalenie wdzięczny. Więc na pewno warto być otwartym. Jeśli coś faktycznie jest, co nas interesuje, gdzie widzimy siebie, pójdźmy, porozmawiajmy, zobaczmy. Rozmowa nic nie kosztuje, na pewno nikt nie będzie się czuł urażony, że podejmujemy w ogóle taką rozmowę, bo nie sądzę, żebyśmy mieli takich ludzi w firmie. I próbowanie przede wszystkim. Bo jeśli jest stanowisko, którym dana osoba chce się zajmować, to dlaczego nie? Myślę, że moja historia pokazuje, że można być bardzo zadowolonym ze zmian.

Czyli podsumowując, warto rozmawiać.

Zdecydowanie. Nie warto trzymać swoich przemyśleń związanych z karierą dla siebie.

Tym bardziej, że takie możliwości są i szkoda z nich nie skorzystać. Dziękuję Ci, Tomku, za rozmowę.

Dziękuję również.