Dynamika pracy sprawia, że nigdy się nie nudzę. Kasia z BackOffice o 15-leciu pracy w AUCTANE

Poznajcie Kasię, która od 15 lat jest nieodłączną częścią zespołu AUCTANE i stanowi ważny wkład nie tylko w codzienne funkcjonowanie naszej firmy, ale także w jej rozwój. W krótkiej rozmowie Kasia opowiada o przebiegu swojej kariery, zdradza, co trzyma ją w AUCTANE tak długo i dzieli się ekscytującym wyzwaniem, które stoi przed nią od niedawna. Zapraszamy do lektury.

Jakie to uczucie pracować 15 lat w jednym miejscu? Zauważa się ten upływ czasu, czy w wirze codziennych obowiązków czas po prostu leci?

Jeśli się nad tym zastanowić, to całkiem fajne. Na co dzień się tego nie czuje, robisz swoje dając z siebie wszystko i nawet nie zauważasz upływu czasu. Zwłaszcza w tak dynamicznej i zmieniającej się firmie, jaką jest AUCTANE. Kiedy nastaje taki moment jak teraz i ktoś uświadamia Ci, że to już 15 lat, to zatrzymujesz się na chwilę. Przychodzi refleksja, retrospekcja a wraz z tym sentyment, że to już tyle czasu. Bardzo przyjemnie jest powspominać początki – to, jak firma wyglądała kiedyś i jak wygląda dziś, moja w niej rola, obowiązki, zespół… wszystko jest zupełnie inne. W zespole AUCTANE nadal pracują ze mną osoby, które tworzyły go te 15 lat temu. Kiedy rozmawiamy, chętnie wracamy do „początków”. Dziś patrząc wstecz wszyscy jesteśmy w innym miejscu, a wcześniejsze doświadczenia budują i są nieocenionym wsparciem w codziennej pracy dynamicznego zespołu. Idziemy dalej 😊.

Twoja rola w firmie też z pewnością ulegała zmianom. Opowiedz nam, jak wyglądało Twoje stanowisko na samym początku i jak ewoluowała.

Przygodę z AUCTANE zaczynałam wiele lat temu jako Asystentka Prezesa, jeszcze będąc studentką. W innym, niż dziś, biurze, gdzie firma wyglądała zupełnie inaczej. Byłam czwartą kobietą w naszym zielonogórskim zespole! Cały liczył wtedy około 40 osób (dziś ok. 200), a moje obowiązki były głównie administracyjne, połączone z bezpośrednim wsparciem Prezesa Zarządu. W moich rękach były też podstawowe sprawy kadrowe i finansowe. Od początku była to więc bardzo odpowiedzialna rola.

Z czasem, wraz z rozwojem firmy, moje obowiązki zaczęły się zmieniać i ewoluować. Stałam się asystentką całego zespołu i Zarządu w Polsce, wspierając również Zarząd oraz kolegów i koleżanki z innych naszych lokalizacji.

Ciekawym etapem był okres, kiedy z powodów osobistych zostałam zmuszona do krótkiej przerwy w pracy. Kiedy wróciłam, firma była już w innym miejscu. W zakresie mojej odpowiedzialności pozostały od tamtej pory głównie dwie dziedziny – administracja, office management oraz finanse. Kadrowe obowiązki zostały przekazane koleżance, która z czasem utworzyła w naszej firmie prężnie działający dziś dział HR.

Wtedy też przyszła do mnie rola managera. Moje stanowisko przestało być samodzielne, jednoosobowe. Rozwój firmy wpłynął na rozwój BackOffice – kilkuosobowego zespołu administracji, który miałam przyjemność stworzyć i którym do dziś zarządzam. Fakt, że udało mi się stworzyć zespół, który działa sprawnie i efektywnie, który jest obdarzony zaufaniem i cały czas się rozwija, wypływając na coraz szersze wody – to mój największy sukces na przestrzeni lat. Jest to oczywiście nie tylko moją zasługą, ale również osób, z którymi mam przyjemność pracować. Jestem bardzo dumna z mojego teamu i z tego miejsca szczególnie im dziękuję za wspólnie przepracowane lata.

Nasza bieżąca struktura i to, w jaki sposób pracujemy, sprawia, że mogę skupić się również na innych, ważnych obszarach, jak np. finanse. Ten aspekt pochłania dziś dużą część mojej pracy. Zarządzając pracą całego zespołu, sama mogę poświęcić więcej czasu na zadania tym związane, współpracując na co dzień zarówno z zewnętrznymi firmami, jak i kolegami i koleżankami z innych naszych lokalizacji. Jeżeli wdrażamy w Zielonej Górze coś, co jest związane z szeroko rozumianymi finansami – to również jest dziś w moich rękach.

Z pracą Office Managera i zespołu administracji wiąże się wiele stereotypów, w rzeczywistości jednak jest ona dużo bardziej złożona, niż się wydaje. Czy czujesz, że doceniają oni Waszą pracę?

To prawda. Dzisiejsza administracja to nie tylko zarządzanie biurem i wsparcie zarządu, ale dużo, dużo więcej. Nawet za tymi słowami kryją się zadania, o których ludzie nie pracujący na tych stanowiskach zazwyczaj nie wiedzą. Wystarczy jednak się rozejrzeć. Wszystko to, co widać wokół, co jest dostępne dla pracowników, od zaopatrzenia, przez organizację pracy, spotkań służbowych i integracyjnych, ale też przede wszystkim to, czego nie widać – to nasza praca.

Pracując w obszarze office/facilities, trzeba być gotowym na wszystko, dobrze radzić sobie z różnorodnością zadań, presją czasu i odpowiedzialnością, jaka za tym stoi – szczególnie współpracując z Zarządem na szczeblu międzynarodowym. Aspekty prawne czy finansowe to też stały towarzysz naszej pracy. A czy jest to doceniane? Cóż, szczerze mówiąc, bywa różnie. Staram się zwiększać świadomość na ten temat wśród całego naszego zespołu, poprzez codzienne rozmowy, spotkania onboardingowe – to pomaga. Im dłużej ktoś z nami pracuje, tym więcej widzi, rozumie i dostrzega. I z tego bardzo się cieszę.

Zawsze też powtarzam, że nie ma głupich pytań, zachęcam do rozmowy i cieszę się, że nasi koledzy i koleżanki nie wahają się przyjść do nas po pomoc. To dla mnie ważne, że zespół zwraca się do nas z każdym tematem i sprawą, z którą też nie wiedzą, do kogo się zwrócić, darząc nas zaufaniem. Po tylu latach pracy naprawdę nic nie jest w stanie mnie zaskoczyć 😉.

Czy wśród tych wyzwań jest jeszcze miejsce na nowe? Jakie zadania stoją jeszcze przed Tobą?

Zdecydowanie tak, zawsze jest miejsce na nowe wyzwania. Gdyby nie to, zapewne nie byłoby mnie dziś tutaj. Zmiany i nowości sprawiają, że ciągle się czegoś uczę, rozwijam się, nie nudzę w pracy, skupiając codziennie na jednym i tym samym. Monotonia bywa zabójcza, nie mogę jednak na nią narzekać, co bardzo lubię w swojej pracy.

Obecnie jednym z największych wyzwań, które przede mną stoi, jest zarządzanie biurem również w jednej z naszych europejskich lokalizacji. To zupełnie nowa rzecz, która wiąże się z koordynowaniem działań na odległość, ale też nauczeniem się, jak funkcjonuje biuro w przestrzeni całkiem inaczej zarządzanej, niż nasze biuro w Zielonej Górze. Kilka dni temu miałam przyjemność je odwiedzić, poznać osobiście nie tylko szerszą część naszego zespołu, ale też nawiązać współpracę z firmą zewnętrzną odpowiedzialną za tamtejszą przestrzeń, poznać tajniki jej funkcjonowania, ale też potrzeby jednej z naszych kluczowych placówek w Europie, którym będę starała się sprostać.

Czy takie nowe zadanie budzą w Tobie stres czy może ekscytację?

Stres nie, bardziej ciekawość. Każda z naszych lokalizacji funkcjonuje na co dzień nieco inaczej. Ta pracuje głównie zdalnie, a ponieważ nie ma tam dedykowanego zespołu administracyjnego zapewniającego codzienne wsparcie, pojawił się nowy obszar działania dla mnie. Cieszę się, że moje dotychczasowe doświadczenie i umiejętności zostały dostrzeżone i mogą pomóc naszemu globalnemu zespołowi. Mimo różnic kulturowych czy w stylach pracy, pewne rzeczy są niezmienne. Mnie samą dodatkowo napędza to do działania i dodaje urozmaicenia codziennym zadaniom. Z drugiej strony pojawia się dzięki temu szansa na rozwój nie tylko zawodowy – już od kilku lat bowiem uczę się języka hiszpańskiego (dzięki kursom, które mamy w firmie) i zamierzam wykorzystać go w praktyce! Angielski w tym wypadku to dla mnie półśrodek, a półśrodków bardzo nie lubię 😊.

Mówisz, że ta dynamika pracy w AUCTANE to dla Ciebie duża zaleta z perspektywy pracownika, ale czy jest wystarczająca, aby zatrzymać Cię tu na kolejne 15 lat?

Dynamika i różnorodność pracy w AUCTANE jest jednym z głównych powodów, dla których jestem tu już tak długo i wciąż czuję się zmotywowana do działania. Każdy dzień przynosi zarówno nowe wyzwania, jak też możliwości rozwoju, co sprawia, że nigdy się nie nudzę. Pamiętam, że kiedy lata temu zaproponowano mi odpowiedzialność za finanse, miałam moment zawahania, ponieważ nie jestem księgową. W moich oczach nie miałam ani odpowiedniego wykształcenia, ani wiedzy do pełnienia związanej z tym roli. Wszystkiego nauczyłam się w praktyce, współpracując ze specjalistami – co dziś bardzo sobie cenię.

Jednak to, co trzyma mnie tutaj najbardziej i w perspektywie zatrzyma na kolejne lata, to ludzie. Mam szczęście pracować z naprawdę fantastycznymi osobami. Cały nasz zielonogórski zespół to po prostu fajni ludzie, którzy tworzą cudowną atmosferę i dają „kopa” do pracy na następne 15 lat.

To powiedz nam jeszcze, jak pracować w tak dynamicznym środowisku i nie zwariować? Bo przecież taka zmienność może być również przytłaczająca.

Paradoksalnie – spokojnie, krok po kroku koncentrując się na zadaniach. By nie zwariować i nie zagubić się w tak dynamicznym środowisku i przy specyfice pracy Office Managera, pomocne jest też planowanie pracy. Przy czym tutaj dobry plan, to elastyczny plan. 😉 Warto być też otwartym, zarówno na to, jak i na ludzi. Kiedy czuję, że jestem o krok od szaleństwa, po prostu robię przerwę, idę na kawę i rozmawiam z zespołem. To pozwala złapać oddech i dystans.

Miło nam to słyszeć. Kasiu, dziękujemy za 15 lat Twojej pracy pełnej entuzjazmu. Liczymy, że nadal będziesz nam towarzyszyć w rozwoju, a póki co to my trzymamy kciuki za Twoje nowe wyzwanie, jakim jest Hiszpania. Wierzymy, że poradzisz sobie z nim doskonale!

Bardzo dziękuję.